В агентстве контент-маркетинга «Сделаем» над проектами работают команды из нескольких редакторов и авторов. Одна из них месяц тестировала сервисы Яндекс 360 для бизнеса. Своими выводами поделился главный редактор Александр Щербаков.
Как работает редакция и зачем нам понадобился Яндекс 360
Мы занимаемся подготовкой контента для клиентов: пишем статьи, делаем презентации и ведём рекламные кампании в Промостраницах. У нас много текстовых файлов и таблиц — они организованы в папках проектов на Google Диске. Такую папку может создать главред на общем диске или редактор на своём личном и поделиться доступом с остальными. Это нас устраивает, но иногда не хватает ощущения единого пространства.
Яндекс 360 для бизнеса позиционирует себя как экосистему сервисов, и мы решили проверить, каково это — работать в общем пространстве, и заодно узнать, нужен ли маленькой команде такой уровень организации.
Мы выбрали тариф Оптимальный с 1 ТБ места на Диске для одного сотрудника: этого достаточно, чтобы хранить и показывать клиентам не только тексты, но и иллюстрации и видеоролики, которые добавляем в материалы.
Основа работы — Яндекс Диск
Для тестов мы завели отдельный аккаунт в Яндексе. Оплатили тариф, подключили домен и добавили отдел из четырёх сотрудников: главреда и трёх редакторов. С доменом пришлось повозиться. На стороне Яндекса настройка простая, сложнее оказалось найти нужный раздел на сайте хостинг-провайдера и внести туда ресурсные записи. Но это важный шаг, без которого часть функций — например, рассылки — не будет работать.
Первый сервис, которым мы начали пользоваться, — это Диск. В общем пространстве я создал проектные папки, открыл доступ редакторам, и они загрузили туда нужные файлы: контент-планы, таблицы с отчётами, техзадания и планы статей на новый месяц.
Самые частые задачи редакторов — составить техзадание и отправить его автору, а потом принять и отредактировать готовый текст и показать его клиенту. На каждом этапе могут возникнуть правки, а значит, в сервисе должна быть система совместной работы с документами и комментирования. Диск и Документы решают эту задачу.
Готовые тексты от авторов мы копируем в документы на Яндекс Диске и отдаём клиентам. Они оставляют пожелания в комментариях, и мы делимся ссылкой с автором. Здесь обнаружилась сложность: доступ к файлу нельзя открыть по email. Приходится делать ссылку с открытым доступом для всех либо собирать все документы в папку и по почте приглашать участников к редактированию документов внутри неё.
Для общения — Телемост и Календарь
У нас в редакции очень просто выстроена коммуникация: с клиентами и авторами общаемся в мессенджерах, а документы отправляем в электронной системе документооборота. Поэтому Почта и корпоративный Мессенджер у нас не прижились. Зато оказались полезными Телемост и Календарь.
Когда нужно быстро решить какой-то вопрос внутри команды или созвониться с клиентом, удобно одной кнопкой сделать ссылку в Телемосте.
Ещё нам понравилось планировать встречи. Благодаря интеграции Телемоста с Календарём это занимает минимум времени. Создаёшь событие, указываешь дату и время, отмечаешь, что нужна видеовстреча, и ссылка на Телемост прикрепляется автоматически, а уведомление о встрече приходит участникам на почту.
С Календарём мы видим занятость друг друга, и созвоны не накладываются, даже если их становится больше, чем обычно.
Что в итоге: стоят ли сервисы своих денег
Непросто было решиться и перенести разом все проекты в сервисы Яндекса, поэтому мы начали с теста. Казалось, что могут возникнуть проблемы с авторами и клиентами, которые привыкли к сервисам Google. Но такого не случилось.
Сколько нам стоил тест.
В профиле Яндекс 360 для бизнеса у нас подключены аккаунты главреда и троих редакторов. Авторов к профилю не подключаем, в этом нет необходимости.
По акции тариф обходится нам в 469 рублей в месяц за сотрудника, то есть в 1 876 рублей в месяц на всю команду. За эти деньги мы пользуемся хранилищем файлов суммарно на 4 ТБ, документами, видеоконференциями без ограничений по времени и календарём.
По итогам тестового месяца можем сказать:
- Перенести процессы на новую площадку оказалось проще, чем мы думали.
- Яндекс 360 для бизнеса действительно работает как экосистема. Нам стало проще координироваться друг с другом, появилось общее пространство для проектов.
Если вам нужны все сервисы Яндекс 360 для бизнеса — хранение файлов, планирование, общение внутри команды и с клиентами, рассылки и закрытый контур, — стоимость подписки оправданна.
Ещё для небольших компаний важно, что профиль и все сервисы можно настроить своими руками. В профиле Яндекса сложностей не возникает, а если они появляются на стороне, то решаются примерно за полчаса, потраченные на настройку.
С 21 ноября для новых клиентов Яндекс 360 для бизнеса будет действовать акция: сумма первого платежа удвоится. Сервисами можно будет пользоваться вдвое дольше или добавить в два раза больше сотрудников. Юридическая информация об условиях акции.
Листайте вниз, переходите на сайт, изучайте тарифы и выбирайте подходящий.