🔥 Узнайте про инструменты Яндекс Трекера: доски с задачами, дашборды, уведомления
В небольших мастерских иногда случаются накладки, если менеджер обрабатывает каждую заявку клиента вручную. Он может потерять сообщение в потоке писем, перепутать детали или передать заказ в работу не сразу, а через три дня. Из-за этого покупатель получит не то, что хотел, или будет ждать дольше — пострадает сервис и репутация.
Чтобы такого не случалось, можно собирать заявки в Яндекс Трекере — сервисе Яндекс 360 для управления проектами. В статье рассказываем, как он помогает мастерской автоматизировать работу и не терять клиентов.
Собирает всю информацию о заказах
Чтобы заявка попала в работу с сайта, почты или других источников, менеджеру приходится переписывать её текст и передавать сотруднику. При этом можно потерять важные детали заказа. Например, в швейном ателье — не указать размер или перепутать вид ткани.
Чтобы избежать неточностей, собирайте заявки в Яндекс Трекере. Для каждой из них сервис создаёт задачу, куда автоматически копируется вся информация: тема становится заголовком задачи, текст сообщения — описанием, а ещё прикрепляются вложенные файлы.
Принимать заказы можно из двух источников:
📨 Почта. Создайте отдельный электронный адрес и привяжите его к Трекеру. Ящик может быть на корпоративном домене, на Яндекс 360 или любом другом. Заявки клиентов будут попадать в почту, а из неё — сразу в Трекер.
📃 Форма на сайте или в соцсетях. Создайте анкету с помощью конструктора Яндекс Формы и добавьте внутри нужные поля, например выбор модели изделия, размера, цвета, типа фурнитуры. Когда клиент всё заполнит, письмо с новой заявкой попадёт на почту, а дальше — в очередь Трекера.
Передаёт задачи в работу сотрудникам
Когда над заказом работают сразу несколько сотрудников, процесс усложняется. Легко запутаться, кто за что отвечает и что уже выполнено. Например, столяр мебельной мастерской может изготовить стандартные фасады кухни, если менеджер не передал ему индивидуальные замеры от клиента.
Внутри Яндекс Трекера можно настроить автоматическое распределение заказов. Есть возможность сортировать задачи по ключевым словам — тегам, например «Маркетинг», «Кадры» и так далее.
Если работу делает один человек, задачи будут попадать сразу к нему. А когда участвуют несколько сотрудников, сервис посмотрит на статус задачи и передаст её дальше. Например, в кожевенной мастерской всё будет работать так: менеджер выбирает статус «Разработка модели» — и Трекер отправляет задачу дизайнеру. А когда эскиз согласован с клиентом, статус задачи поменяется на «В работе» — и система передаст её нужному мастеру.
Сообщает об изменениях в задаче
Важно, чтобы все исполнители знали об изменениях по задаче: в статусе, приоритетах или сроках. Если общаться в разных местах и пересылать друг другу детали, можно где-то ошибиться или забыть сообщить новые вводные. Представьте: менеджер обувной мастерской оформил заказ, затем клиент отказался, и заявку отменили. Мастеру не сообщили об этом — в итоге он изготовил обувь зря.
В Трекере всем исполнителям придёт уведомление, если в задаче что-то изменилось. Так работа становится прозрачной, каждый понимает, что происходит с заявкой сейчас: какой срок у заказа, статус выполнения, кто взял его в работу или внёс изменения. Чтобы увидеть всю эту информацию, достаточно кликнуть по карточке задачи.
Уведомления из Трекера будут приходить:
☑️ создателю задачи;
☑️ сотруднику, который стал наблюдателем или подписался на обновления по задаче;
☑️ специалисту, которого тегнули в задаче или которому ответили на его комментарий.
Упрощает коммуникацию с клиентами
Некоторые заказы идут в работу не сразу — часто после оформления исполнителю или клиенту нужно что-то уточнить. Например, покупатель хочет узнать, выпускают ли изделия нестандартной формы, а сотрудник мастерской — куда доставить готовый заказ.
В Яндекс Трекере есть возможность общаться напрямую. Клиенты смогут задать свои вопросы на электронный адрес, а менеджер — прямо из карточки задачи уточнить недостающую информацию у заказчика. Для этого в настройках почты, которую привязали к Трекеру, нужно включить две опции: «Разрешить отправку писем наружу» и «Принимать письма не только от сотрудников организации».
📌 Трекер — это один из сервисов виртуального онлайн-офиса Яндекс 360. Он помогает структурировать проекты, держать их под контролем, автоматизировать рутину и упрощать командную работу. Встроенные инструменты подойдут для работы всем отделам — от разработки до креатива. Например, есть доски с задачами, отслеживание дедлайнов, общение в комментариях и так далее.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс Трекера и узнать о других возможностях сервиса.