Привет! Меня зовут Катя. Я работаю удалённо и часто бываю в поездках. Дома все документы хранятся на одной полке, но повсюду возить их с собой неудобно и рискованно: вдруг что-то потеряется. При этом никогда не знаешь, в какой момент потребуется ИНН или медицинский полис.
Чтобы важные документы всегда были под рукой, я создала виртуальное хранилище на Яндекс Диске. Расскажу, какие документы туда сложила и сколько времени это заняло.
Нашла все документы и отсканировала их
В первую очередь я собрала основной пакет документов: паспорт РФ, загранпаспорт, свидетельство о рождении, трудовая книжка, ИНН и СНИЛС. Они обычно требуются, когда нужно забронировать отель или заверить что-то у нотариуса. Отсканировала медицинский полис, чтобы не искать его каждый раз, когда записываюсь к врачу.
Ещё часто нужны:
- свидетельство о браке;
- свидетельства о рождении детей;
- военный билет мужа;
- водительские документы: удостоверение и ПТС. Полис страхования на автомобиль сейчас высылают в электронном виде, но его тоже лучше положить в хранилище на Диск.
Затем подумала, какие документы нужны реже, но всё-таки могут пригодиться. В итоге сделала сканы диплома о высшем образовании, документов на квартиру и ветеринарных паспортов животных. А ещё попросила маму и сестру прислать копии их паспортов, потому что обычно я покупаю им билеты на сайтах-агрегаторах.
Чтобы быстро сделать качественные сканы, воспользовалась встроенным сканером в мобильном приложении Диска. Он скрывается под значком плюса и кнопкой «Ещё». С этим инструментом достаточно сфотографировать документ на однотонном фоне, и скан готов. Удобно, что можно сразу обрезать, повернуть как нужно и выбрать цветную или чёрно-белую версию.
Сделала на Диске тематические папки
Чтобы не запутаться в большом количестве изображений, я создала папку «Документы» и внутри ещё несколько папок по категориям: основные, медицинские, на квартиру, на животных, дипломы и паспорта семьи. Вот как это выглядит ↓
Все сканы, которые я сделала с помощью сканера, сохранились в одноимённой папке на Диске. Пришлось их по одной штуке переносить в «Документы». Сначала показалось, что это займёт много времени, но на деле на всё ушло меньше 5 минут.
Я решила добавить в папки не только сканы физических документов, но и некоторые электронные. Например, в медицинскую папку, помимо полиса, положила свежие результаты анализов.
Пользуюсь хранилищем, чтобы быстро найти нужный скан
Документы, которые лежат на Яндекс Диске, теперь всегда со мной: могу открыть их с ноутбука или телефона в любое время. Чтобы подписать договор с клиентом, больше не приходится искать скан паспорта в исходящих на почте. А однажды мне нужно было срочно распечатать копию трудовой книжки. Тогда я просто отправила изображение с телефона на принтер через кнопку «Поделиться файлом» .
На случай, если семейные документы потребуются родственникам, я открыла для них доступ к папке. Это делается быстро: через «Поделиться» можно создать ссылку и отправить её в чат мессенджера. А чтобы никто, кроме семьи, не мог просмотреть документы, установила пароль. Даже если посторонний человек получит ссылку, он не сможет узнать паспортные данные и использовать их для мошеннических операций. Настройки безопасности доступны по подписке Яндекс 360 Премиум.
Если тоже хотите избавиться от головной боли со сканами и держать все документы в одном месте, советую Яндекс Диск. Тем более сейчас действует акция - год подписки Яндекс 360 Премиум в подарок. С ней вы получите не только больше места на Диске, но и сможете загружать файлы больше 1 ГБ, защищать документы паролем, ограничивать срок действия ссылок и устанавливать запрет на скачивание.
У Яндекс 360 Премиум есть несколько тарифов. Листайте дальше, чтобы перейти на сайт: сможете выбрать тот, что больше подходит вам.