Когда бизнес растет, требования к инфраструктуре тоже быстро меняются. И там, где вчера хватало канбан-доски, чата в мессенджере и папки с общим доступом, сегодня нужен виртуальный офис, который объединит все эти функции в удобное корпоративное пространство. Но переход на новые сервисы может быть долгим и болезненным, особенно если сотрудникам приходится переносить все документы вручную. В статье расскажем, какие технологичные фишки Яндекс 360 для бизнеса облегчают работу команды и как проходит быстрая и бесшовная миграция.
Восемь сервисов, которые связаны друг с другом
Только представьте, как удобно, когда после видеозвонка все сообщения из чата автоматически сохраняются в переписку с заказчиками, а таск-менеджер уведомляет коллег о новой встрече. Такое возможно с сервисом Яндекс 360 для бизнеса — вы получите целую экосистему из восьми сервисов для управления командой. Можно открыть на любом устройстве файлы, с которыми вы работаете в Документах, потому что они сохраняются на Диске. В Мессенджер переносятся чаты из Телемоста, а запланированные видеовстречи записываются в Календарь.
📨 Корпоративная Почта. Можно настроить корпоративный адрес на домене организации и подключать к нему сколько угодно адресов почты — для каждого работника или отдела. Есть возможность просматривать переписку сотрудников и архивировать письма, чтобы ничего не потерялось.
☁️ Диск. Здесь можно хранить файлы, давать доступ к ним одному человеку или всем, у кого есть ссылка. Делиться документами безопасно: указывайте срок действия ссылки, установите пароль на файл или запретите скачивание.
📹 Телемост. Используют для видеовстреч: планерок, совещаний, созвонов с клиентами. Длительность не ограничена, может участвовать до 40 пользователей, а слушать и смотреть до 10 000 человек. Все сообщения из внутреннего чата сохраняются в Мессенджере, чтобы в любой момент продолжить общение.
📂 Документы. Сервис для работы с текстами, сканами, таблицами и презентациями. Поддерживаются все популярные форматы, например DOCX, XLSX, PDF. Вы можете загрузить готовые файлы или создать нужные внутри сервиса.
💬 Мессенджер. Инструмент для общения сотрудников. Новый работник автоматически попадает во все чаты отделов и может отправлять текстовые сообщения, делать аудио- и видеозвонки, создавать свои чаты.
📝 Заметки. Помогают быстро записать важную информацию или внезапно возникшую идею и просматривать ее с любого устройства — компьютера, планшета или смартфона. Внутри есть основные инструменты для форматирования текста: выделение жирным, курсивом, подчеркиванием. Можно прикреплять изображения и документы.
📮 Рассылки. С помощью них массово отправляют письма клиентам. Есть конструктор писем с готовыми шаблонами — просто напишите свой текст и загрузите изображения. Если шаблоны не решают вашу задачу, воспользуйтесь блочным конструктором. Кроме того, сервис формирует отчет об открываемости писем.
📅 Календарь. Сервис для просмотра и планирования событий. С его помощью вы можете зафиксировать онлайн- и офлайн-встречи, записать задачи на день или создать список дел. На встречу можно пригласить коллег, и им на почту придет уведомление, а событие добавится в календари.
Бесшовная и быстрая миграция
Переход на другой сервис — это почти всегда стресс, который выбивает из колеи сотрудников и замедляет их работу. Ведь приходится настраивать новые инструменты и переносить информацию, а если теряется часть данных — искать способы, как их восстановить.
С Яндекс 360 для бизнеса компании не придется терять время и деньги из-за простоя. А благодаря поддержке от Яндекса на каждом этапе перехода процесс пройдет с минимальным стрессом для команды.
Миграция проходит в четыре шага:
- Подготовка к подключению. Специалисты Яндекс 360 для бизнеса составят план перехода с учетом инфраструктуры вашей компании и возможностей продукта. На этом этапе можно проверить, подойдет ли вам сервис — для этого запускается пилотный проект.
- Миграция. Команда Яндекс 360 для бизнеса поможет всё настроить, а приоритетная поддержка будет на связи 24/7, даже в выходные. Сотрудников можно быстро перевести на новый сервис без дополнительных операций. Для этого не нужны личные пароли сотрудников — настраивайте делегированный доступ к ящикам и загружайте CSV-файл с логинами в Яндекс 360 для бизнеса. Добавленные сотрудники отобразятся в списке «Пользователи» и получат доступ ко всем сервисам Яндекс 360 для бизнеса.
- Обучение и адаптация. Для обучения вашей команды есть онлайн-курсы — это текстовый формат со скриншотами или видео с пошаговой инструкцией. Если возникнут вопросы, можно обратиться в техподдержку.
- Эксплуатация. Инженеры поддержки помогают круглосуточно в любой день. Можно общаться в чате или почте, на русском и английском языках. Кроме того, команда развития бизнеса предложит план дальнейшего масштабирования сервиса с учетом целей компании.
Расширения API для настройки сервиса под потребности бизнеса
Если бизнес небольшой, как правило, достаточно основных возможностей сервиса. Но, когда появляется несколько отделов, которым нужны разные уровни доступа к документам или отдельные почтовые домены, базы уже не хватает. В этом случае, чтобы подключить дополнительную функциональность, нужен API. В Яндекс 360 для бизнеса при помощи расширений API можно управлять доменами, переадресацией почты сотрудников, создавать встречи и трансляции, выставлять требования для сложности пароля.
В Яндекс 360 для бизнеса удобно подключить домен к профилю. Если у компании нет сайта, можно купить домен отдельно. Это удобно для клиентов и поставщиков: по почтовым адресам будет понятно, от какой компании пришло письмо. Еще с подключенным доменом можно добавить в профиль компании офисы и переговорки. Нужно создать список помещений, чтобы сотрудники могли бронировать их в Календаре и работать в спокойной обстановке. Это особенно удобно в опенспейсе, где шумно и трудно поговорить с клиентом, не отвлекаясь на коллег.
Надежная защита данных
Конфиденциальность любых данных в облачных сервисах начинается с безопасности учетной записи. Если мошенники украдут пароль или другим способом попадут в аккаунт, у них окажется такой же доступ ко всей информации, как и у владельца. С сервисами Яндекс 360 такого не произойдет, и вот почему.
✅ Данные под защитой. Серверы Яндекс 360 для бизнеса размещаются в четырех центрах обработки данных на территории России. Даже если в одном что-то случится, данные не пропадут, так как будут перераспределены между другими ЦОД. На территории дата-центров действует пропускной режим, а камеры и разделение доступа по зонам обеспечивают физическую безопасность.
✅ Security Review. Весь код, который разрабатывают, проходит проверку безопасности на возможные уязвимости.
✅ Сервис не заблокируют в России. Продукты Яндекс 360 для бизнеса входят в реестр отечественных ПО, а значит, не придется срочно мигрировать на новую платформу и спасать данные.
✅ Встроенные средства защиты. У компаний, которые пользуются продуктами Яндекс 360 для бизнеса, есть встроенные средства защиты: защита от вирусов, спама, фишинга, многофакторная аутентификация (MFA) для верификации пользователей, инструменты ограничения доступа. Например, ограничения по сроку действия ссылки и пароль для доступа к файлу на Диске.
К встроенным средствам защиты относится технология «Спамооборона» в Почте. Она защищает, например, от фишинговых сообщений, в которых нет вирусов, но они заставляют поделиться логином или паролем. Такие письма блокируются еще на сервере и не попадают в почтовый ящик.
Можно работать как с компьютера, так и с телефона
В последние годы всё чаще сотрудники работают из дома или коворкинга. У некоторых компаний даже нет офиса, а команда находится в разных городах и странах. Удобно, когда в этом случае для работы есть единая экосистема: можно проверить почту или подготовить отчет с телефона или ноутбука, находясь где угодно.
Сервисы Яндекс 360 для бизнеса доступны из одного окна на всех устройствах. Файлы из Почты сразу сохраняются на Диск — чтобы работать с документами, не придется их скачивать.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс 360 для бизнеса и подобрать подходящий для компании тариф.