🔥 Как онлайн-инструмент облегчит общение между участниками и контроль за процессом
Отдел закупок обычно собирает запросы от коллег по почте и там же ведёт переписку с поставщиками, анализирует разные варианты в таблицах, важные документы хранит на компьютерах или в облаке. Когда нет единой системы, заявки нередко теряются, а сроки нарушаются. Яндекс Трекер — сервис Яндекс 360 для управления проектами и совместной работы. В статье рассказываем, как он может упорядочить процесс закупок в компании.
Помогает не пропускать заявки на закупку
Менеджеры отдела закупок решают разные задачи — от покупки канцелярии до организации корпоративов. Но если заявки от коллег принимают по почте, есть риск вовремя не заметить важное письмо в большом потоке.
Яндекс Трекер создаёт единую цифровую среду, в которой легко собрать все данные по планируемой закупке. Сотрудники компании могут создать заявку в сервисе несколькими способами:
📨 Через почту. В теме письма указывают название, а в содержании — какой товар или услугу нужно купить, желаемые сроки и бюджет. Из этой информации автоматически формируется задача в Трекере — тикет.
📃 Через форму. С помощью конструктора Яндекс Формы можно заранее настроить шаблон: добавить выпадающие списки и поля, в том числе обязательные для заполнения. Сотруднику остаётся перейти по ссылке, заполнить форму и отправить — после этого в Трекере появится задача для отдела закупок.
Специалист отдела закупок получит всю информацию о заявке на одной странице. Дальше он сможет фиксировать здесь результаты её обработки.
Связывает разных специалистов
Если согласования в компании проходят по почте, это отнимает много времени. Менеджерам приходится рассылать готовые техзадания, собирать обратную связь, вносить правки и снова всё согласовывать. А если требуется помощь смежных подразделений, например юристов или логистов, то процесс становится ещё сложнее.
Внутри Трекера можно тегнуть сразу всех нужных коллег. Например, так руководителю придёт оповещение о том, что нужно просмотреть конкретную задачу. В дальнейшем все участники будут видеть договорённости и обновления в этом же тикете.
Упрощает общение как с внутренним заказчиком, так и с поставщиком
На этапе обработки заявки специалист отдела закупок общается с одной стороны с потенциальными поставщиками, с другой — с инициатором закупки внутри компании. Если взаимодействие проходит на разных платформах, нужно постоянно передавать информацию, а потом по крупицам собирать её в одном месте.
Чтобы ничего не упустить, связь с непосредственными участниками удобно поддерживать в Трекере. Менеджер всегда сможет вернуться и освежить в памяти условия подрядчиков или решения по конкретным лотам.
Взаимодействие происходит так:
💬 Инициатор и специалист по закупкам общаются в комментариях в Трекере. Там коллеги могут быстро уточнить интересующие вопросы или обменяться документами.
🖱️ Коммуникацию с контрагентом можно организовать также в Яндекс Трекере. Например, из тикета пользователь отправляет письмо на почту поставщику, а его ответ автоматически отображается в поле с комментариями к задаче.
Предлагает зафиксировать итоги процесса
Когда компания выбрала подрядчика, согласовала поставку и получила товар или услугу, статус заявки меняют на «Закрыт». На этом этапе важно оценить, насколько оперативно сработали все стороны, чтобы понимать, куда двигаться дальше.
После закрытия заявки в Трекере появляется форма обратной связи. Любой участник процесса может оценить, как прошла закупка. Если появилась проблема, её оперативно исправят: сотрудникам не придётся из раза в раз сталкиваться с одним и тем же вопросом.
📌 Трекер доступен в составе онлайн-офиса Яндекс 360 для бизнеса. К нему можно подключить определённых сотрудников или подразделения, чтобы протестировать функции, а затем масштабировать этот опыт на всех специалистов в организации. Трекер позволит управлять задачами и проектами в едином пространстве и обеспечит эффективность рабочих процессов в разных командах.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Яндекс Трекера и узнать о других возможностях сервиса.